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即効テクニック
ファイル操作・他アプリケーションとの連携

Accessのデータをはがきの宛先データとしてWordで使用する

(Access 97/2000)
Accessのデータをはがきの宛先データとしてWordで使用するには、Wordの「はがき宛名印刷ウィザード」で簡単に設定することができます。差し込み先のWord文書を開いて、次の手順で行ってください。


  1. Wordの[ツール]メニューの[はがき宛名印刷]をクリックするか、[ファイル]メニューの[新規作成]をクリックし、[その他の文書]タブで、[はがき宛名印刷ウィザード]を選択し、[OK]をクリックします。
    2. 

  2. はがき宛名印刷ウィザードが起動しますので、[次へ] をクリックし、次の(3)のメッセージが表示されるまでウィザードの質問に従って設定をします。
    3. 

  3. [差し込み印刷機能を使用して宛名を処理しますか？] というメッセージが表示されたら、[既存の住所データファイルを差し込む]オプションボタンをオンにし、[完了]をクリックします。
    4. 

Wordはがき宛名印刷ウィザード


  4. [データファイルを開く]ダイアログボックスが表示されます。[ファイルの種類]ボックスから "Microsoft Access データベース (*.mdb)" を選択し、[検索先]ボックスからあらかじめ作成されているファイルの保存先に移動してデータとして
使用するデータベースを表示します。
    5. 

ファイルの種類を指定してAccessデータベースを選択


  5. データとして使用するデータベースを選択して、[開く] をクリックします。
    6. 

  6. [Microsoft Access]ダイアログボックスが表示され、テーブルまたはクエリーの一覧が表示されますので、必要なデータを選択し、[OK]をクリックします。
    7. 

[Microsoft Access]ダイアログボックス

注意：[Microsoft Access]ダイアログボックスが、[はがき宛名印刷ウィザード]
      ダイアログボックスの背面に表示され、テーブルやクエリーを選択できない
      場合があります。
      最前面に[Microsoft Access]ダイアログボックスが表示されない場合は、
      [はがき宛名印刷ウィザード]ダイアログボックスを移動して 
      [Microsoft Access]ダイアログボックスを表示させて選択してください。


  7. [無効な差し込みフィールド]ダイアログボックスが表示されますので、それぞれ以下のように設定し、フィールドの選択を行い、[OK]をクリックしてフィールドを指定します。

「この差し込みフィールドはメイン文書で使われていますが、データ ファイルにありません」(97)
もしくは、「メイン文書で使われている差し込みフィールドがデータファイルにありません」(2000)
と記載されいてる個所に表示されているフィールドが

1. 不要の場合
「無効な差し込みフィールドをメイン文書から削除しますか？」の横にある[フィールドの削除]ボタンをクリックします。
2. 別のフィールド名を使用する場合
「または、別の差し込みフィールドと置き換えますか？」(97)もしくは「データファイルから正しいフィールドを選択して差し替えることもできます」(2000)の横にあるリストボックスから、該当するフィールドを選択します。

 注意:[郵便番号] フィールドは半角で郵便番号を入力しても、全角に変換しています。
　手順7で [郵便番号]フィールドを置き換えると、郵便番号が半角文字から全角
       文字へ変換されなくなるため、半角で郵便番号を入力している場合は、郵便番号
       の枠からずれてしまいます。
       データファイルで郵便番号を入力するフィールド名をあらかじめ「郵便番号」に
       変更しておくことをお勧めします。
    8. 


無効な差し込みフィールドを編集

【補足】フィールドの編集
メイン文書では、あらかじめ以下のフィールドが挿入（用意）されています。データを差し込む前に、フィールド名を以下のように変更しておくと上記手順 7 の操作が不要になります。

フィールド名　データ内容
-------------+---------------------------------------------------
　役職(2000)　宛先の役職名です。
　　氏名　　　宛先の名前です。
　　連名　　　"配偶者"など、宛名を複数記述する場合に使用します。
　　　　　　　"氏名"フィールドの横に配置されます。
　　会社　　　"住所_2"と"部署"の間に記述されます。 
　　　　　　　会社名を記載する必要がある場合に記載します。
　　部署　　　"会社"と"氏名"の間に記述されます。
　　郵便番号　宛先の住所の郵便番号です。
　　住所_1　　宛先の住所です。
　　住所_2　　"住所_1"の隣に記述されます。
　　　　　　　宛先の住所で番地など、住所_1に続くフィールドとして使用
　　　　　　　します。

注意：[データソース]ダイアログ ボックスで[キャンセル]をクリックすると「指定したオブジェクトが見つかりません」エラーが発生し、再度はがき宛名印刷を実行しなおす必要があります。
ビジネス統計スペシャリスト VBAエキスパート