条件に合ったデータを抽出する
リスト内のデータベースの中から、ある条件を満たすレコードだけを抽出するときには『オートフィルタ』と呼ばれる機能を用います。オートフィルタを利用するためには、まず、リストにオートフィルタを設定する必要があります。オートフィルタ矢印から目的のデータを指定するだけで、選択したデータに適合するレコードを抽出できます。
オートフィルタの基本操作
1. オートフィルタを使用するには、データベース内のセルを1つ選択し、［データ］タブの［フィルター］ボタンをクリックします。
![[オートフィルタ]の設定](img_e_basic/58-1.jpg)
2. オートフィルタ機能が実行されると、すべての列ラベルにオートフィルタ矢印(▼）が表示されます。
3. オートフィルタ矢印をクリックして表示されるリスト一覧の中から抽出条件を選択します。ここでは「商品名」フィールドが「ディスプレイ」と入力されているレコードを抽出します。
4. 適合するレコードだけが表示され、適合しないレコードは非表示になります。抽出条件が設定されているフィールドのオートフィルタ矢印にオートフィルターのマークがつき、抽出されたレコードの行番号は青で表示されます。また、抽出されたレコード数がシート左下に表示されます。
また、複数のフィールドに条件を指定して、2つ以上の項目を基準としてデータを抽出することもできます。
オートフィルタは、[ホーム]タブの[編集]グループにある[並べ替えとフィルター]からも設定できます。
●抽出をやり直す
別の条件で抽出し直すときには、再びオートフィルタ矢印をクリックして、一覧の中から抽出条件を選択し直します。非表示になっているレコードを含むリストから再度抽出がなされます。
●すべてのデータを表示する
すべてのデータを表示させたいときには、抽出条件が設定されているフィールドのオートフィルタ矢印をクリックして、「(すべて選択)」を選択します。複数のフィールドに抽出条件が設定されていて、一度にすべてのデータを表示し直すときには、［データ］タブの［並び替えとフィルター］グループから［クリア］ボタンをクリックします。
●オートフィルタを解除する
オートフィルタが起動している状態で、再び［データ］タブの［並び替えとフィルター］グループから［フィルター］ボタンをクリックすると、オートフィルタは解除されます。
オートフィルタのオプションを利用する
オートフィルタのドロップダウンリストでは、1つの抽出条件しか指定できません。従って、「100以上200未満」のような範囲指定で、データを抽出することができません。また、項目の種類が増えるにつれてドロップダウンリストも長くなり、目的の条件が探しづらくなります。
このようなときには、オートフィルタのオプションを使用すると便利です。ドロップダウンリストの「（オプション）」を選択すると、［オートフィルタオプション］ダイアログボックスが表示され、抽出範囲指定などのより柔軟な条件を指定できます。
ここでは、「日付」フィールドを基準として、「2017/1/10〜2017/1/20」のデータを抽出するための条件を指定します。
1. 抽出の基準となるフィールドのオートフィルタ矢印をクリックし、表示されるドロップダウンメニューの［日付フィルター］から［ユーザー設定フィルター］を選択します。
2. ［オートフィルタオプション］ダイアログボックスが表示されます。
ここでは［2017年1月10日］以降、［2017年1月20日］以前という条件を［AND］条件で指定します。
3. 条件を設定して［OK］ボタンをクリックします。
4. 設定した条件に従って、データが抽出されます。
トップテンオートフィルタを利用する
トップテンオートフィルタを利用すると、「上位10位以内」や「下位5%以内」などの条件でデータを抽出できます。ただし、条件を設定できるのは、数値データ（金額や日付を含む）が入力されているフィールドに限ります。
ここでは、売上金額フィールドにおいて上位10パーセントに該当するデータを抽出します。
1. オートフィルタを設定し、対象となるフィールドのオートフィルタ矢印をクリックします。
2. 表示されるドロップダウンリストから、[数値フィルター（F）]にカーソルを合わせて「トップテン」を選択すると、［トップテンオートフィルタ］ダイアログボックスが表示されます。
3. 表示するデータの条件を指定します。ここでは［上位］、［10］、［パーセント］と設定し、［OK］ボタンをクリックします。
4. 適合するデータが抽出されます。
●項目
「項目」を選択すると、左で指定した数字の個数だけデータが抽出されます。
●パーセント
「パーセント」を選択すると、左で指定した数字の割合でデータが抽出されます。
