Excel (一般機能)

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質問

 
(Windows 10 Home : Excel 2016)
Boxに保存したファイルの参照先
投稿日時: 22/01/07 11:21:53
投稿者: 春麗

質問先が違うとは思うのですが,すみません.
 
今まで,サーバー上にいくつものファイルを保存していました.
今回すべてのファイルをBoxに移動されました.
複数のExcelファイルがデータベースを参照し vlookup関数なども使用しています.
vlookup関数の式で参照している先は以前のサーバー上のファイル(データベース)が表示されます.
でも,もうそのサーバーにはファイル(データベース)はありません.
どういうことなのでしょうか.
すみません.
教えてください.

回答
投稿日時: 22/01/07 12:27:49
投稿者: eden

よそでのやり取りですが
 
Vlookup関数の参照元ファイルについて
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/8431985.html

回答
投稿日時: 22/01/07 14:19:55
投稿者: WinArrow
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春麗 さんの引用:
質問先が違うとは思うのですが,すみません.
 
今まで,サーバー上にいくつものファイルを保存していました.
今回すべてのファイルをBoxに移動されました.
複数のExcelファイルがデータベースを参照し vlookup関数なども使用しています.
vlookup関数の式で参照している先は以前のサーバー上のファイル(データベース)が表示されます.
でも,もうそのサーバーにはファイル(データベース)はありません.
どういうことなのでしょうか.
すみません.
教えてください.

 
移動した全てのファイルと「データベース」は、同じものとおもいますが、
>BoX
って何ですか?
 
VLOOKUP関数には、参照先のファイル(ブック)〜シート〜セルが含まれていまs。
ブックは物理的にドライブ〜フォルダパスが含まれているから、
その参照先を変更すると、VLOOKUP関数では、参照できなくなります。
他ブックを参照している関数を使って運用していうr場合、
特に、複数の人が利用する環境で、
安易にファイルを移動したり、削除したりすることは、重大なトラブルになります。
 
 

回答
投稿日時: 22/01/07 14:25:57
投稿者: WinArrow
投稿者のウェブサイトに移動

対処は、2つ
 
(1)移動したファイルを元の場所に戻す
(2)参照している側のブックの関数をすべて修正する。
どちらか、手間のかからないようにすることです。
 
恒久的な対策は、参照側の関数を、VBA対応に変更することです。
参照先のパスが変わってもよいようにする・・・・・
之って、ものすごく難しいと思いますが・・・

投稿日時: 22/01/07 15:49:32
投稿者: 春麗

一般的なものなのかと思ってしまい,boxとだけ書き込みましたが,クラウドストレージです.
 
クラウドストレージのサービスは複数ありますが,最もポピュラーなものが box だと思っていたため失礼しました.
 
パスが変わればもちろん関数で指定している参照先を変更する必要があるのはわかるのですが,
実態のファイルが既に移動されているのに,なぜ既存のパスのままで正しくvlookupが機能しているのか不思議で,問い合わせしました.

回答
投稿日時: 22/01/07 15:54:57
投稿者: QooApp

エクセルの「ファイル」>「オプション」の中の設定項目のどこかに、外部参照している値を保存する設定があります。
 
これをONにしておくと「リンクを更新するか否か」を聞かれますが、拒否すれば保存されている外部参照の最後の値を設定した場合の表示を行ってくれます。
 
エクセルはこの設定がONの場合に、外部参照の値を保持する機能がある為、BOX(クラウドストレージ)から実態が消失しても最後に保存されている値をもとに表示を行うことができます。
 
逆に参照している全ブックの所在を更新しきるまで最新の正しい値を取得することはできませんのでご注意ください。

回答
投稿日時: 22/01/07 15:57:55
投稿者: QooApp

一応、eden様が最初にリンクで送付してくれている先のQAで書いてあります。
 
そのQAから抜粋

引用:
参照元の外部ブックは確かに今お手元には無いワケですが,ご相談のようにエクセルブックはデフォルトの設定で,外部参照のデータを内部的に蓄えています。
参考:
ファイルタブのエクセルのオプションの詳細設定欄の「外部リンクの値を保存する」
 
 
通常ご相談の状況では,ブックを開いたときに「このブックには,ほかのデータソースへのリンクが含まれています」というダイアログが現れます。
そのダイアログにも,「リンクを更新しないと,以前の情報が使用されます」と説明があります。以前,参照元のブックを(先方のパソコンで)開くことが出来たときに蓄えていた情報を再利用するという意味です。
 
なお,蓄えられているのは関数が参照しているセル範囲の値のみで,そこから芋づるに他のセルの値が引っ張れてしまうという事はありません。

 
要ご確認お願いします。

投稿日時: 22/01/13 09:58:28
投稿者: 春麗

QooAppさん
 
どうもありがとうございました.
教えていただきましたサイトを拝見し納得しました.
 
もしも可能でしたら教えていただけますでしょうか.
 
・サーバー上のフォルダに保存している Aファイル が同じフォルダ内の Bファイル に対し,vlookup関数でデータを引っ張ってきていました.
・この度ファイル共有できる SharePoint と Box を利用し始めました.
・AファイルもBファイルも一度は Box に移動したものの,ファイル間の参照の問題が発生したため,Boxからは削除し,バックアップで保存していたAファイルとBファイルをサーバー上に戻しました.
・ところがAファイルを開くと,以下の様な内容で Bファイルが無い.とメッセージがでます.
「https://(会社名).my-sharepoint.com/personal/(利用者の名前)/Documents・・・・・・/(Bファイルの名前)」
当然Vlookupを設定していたセルのパスも上記のパスに書き換わっており,一切機能しません.
 
何がなんだかわからないのですが,ファイル共有できるシステムを利用すると,参照先の紐づけがおかしくなるのでしょうか.
こちらに伺うことではないとは思うのですが,もしも,もしも情報をお持ちでしたらよろしくお願いいたします.
 
 

回答
投稿日時: 22/01/17 10:52:33
投稿者: QooApp

引用:
・サーバー上のフォルダに保存している Aファイル が同じフォルダ内の Bファイル に対し,vlookup関数でデータを引っ張ってきていました.
・この度ファイル共有できる SharePoint と Box を利用し始めました.
・AファイルもBファイルも一度は Box に移動したものの,ファイル間の参照の問題が発生したため,Boxからは削除し,バックアップで保存していたAファイルとBファイルをサーバー上に戻しました.
・ところがAファイルを開くと,以下の様な内容で Bファイルが無い.とメッセージがでます.
「https://(会社名).my-sharepoint.com/personal/(利用者の名前)/Documents・・・・・・/(Bファイルの名前)」
当然Vlookupを設定していたセルのパスも上記のパスに書き換わっており,一切機能しません.

 
下記手順でファイルが移動・削除されたという解釈でしょうか。
 
1. SharePointにA/Bファイルが格納されていた状態でBoxへファイルを移動
2. Box上でA/Bファイルを開こうとして参照エラーが発見される
3. Box上のA/Bファイルを削除
 
疑問1
引用:
バックアップで保存していたAファイルとBファイルをサーバー上に戻しました

とはどこに設置しなおしたのか
>SharePointなのか
>Boxなのか
>別の場所なのか
 
引用:
ところがAファイルを開くと,以下の様な内容で Bファイルが無い.とメッセージがでます

SharePointに設置されていたファイルをバックアップ元データとして再度いずれかの設置場所に設置しなおしたのだとすれば、バックアップを取った段階ですでに誰かがSharePoint上でリンクを更新して保存しており、そのアドレスがVLOOK含むエクセル関数に参照アドレスとして登録されてしまっている。
 
というように読み取れますが、手順・操作について私の想定に誤りはありますでしょうか。
 
【リンクを更新】で紐づけされているファイルBの参照を更新すれば一通り修復されると思いますが、記憶が間違ってなければファイル間の参照の場合、VLOOKなどの関数で使用できるアドレスは絶対パスである必要があるという文献を読んだような気がします。
 
前コメの通り、リンクを更新せずにファイルを開いた時は過去のセーブデータから参照値が取得できていたが、SharePoint上で運用していた際に保存された結果、絶対パスがSharePoint上のアドレスに置き換わっており、Boxに移動させた際にリンクを更新することを要求された(パスが見つかりません警告が表示された)ということかなと勝手に想像しました。

回答
投稿日時: 22/01/17 11:01:21
投稿者: QooApp

追記:〜どうしてもリンク補完が面倒な場合〜
 
BのファイルをAのファイルの別シートに含めて保存するのが一番です。
外部ファイルリンクを保持すること自体が設置場所の安全性や恒久的保管の可用性を要求されます。
 
もし閲覧されたくないようでしたらシートごと非表示にしたうえでブックの操作権限の制限で
シートの表示非表示の操作の無効を設定するとか、特定シート内への書き込み禁止にするとかが有効になるかなと思います。
 
わざわざファイルを分けて管理したうえで常時参照パス問題に悩む場合は多分一番有効です。

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