Access (一般機能)

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質問

 
(Windows 10 Home : Access 2016)
見積書出力フォームの作成および運用をAccessで検討しております
投稿日時: 21/02/25 10:51:19
投稿者: だいふくもち

いつもこちらのコミュニティには大変お世話になっております。
Accessの使用に関する技術的な質問が多い中で、そもそもこの処理にAccessを用いるべきか
のようなかなり抽象的かつ初歩的な内容の質問で大変申し訳ありません…
 
社内にAccessに精通している方がおらず、ご経験者様のお話を少しでも伺えたらと思い
今回相談させていただきました。どのようなアドバイスでも大変ありがたいです。
 
最終目的は、見積書を出力するためのアプリケーションを作成することです。
従来はExcelで管理していたそうですが、ひな型を統一していても
そのひな型にひとアレンジ加えたり、独自の方法で金額を算出する社員がいるため、
バラつきをなくすために入力フォームアプリのようなものを
作成してほしい、と上司から頼まれました。
 
私のレベルとしては、Accessは既存のアプリケーションを触ったことがある程度で、
プログラミング?に関してだと、Excelで簡単なマクロを組める程度です。
納期は特にありません。空き時間に色々と勉強しながら作っていいとのことでした。
 
そこで、どのユーザーインタフェースが適切なのか検討しました。
個人的にはAccessが最も運用しやすいのではないか?と考えております。
処理の流れは以下の通りです。
 
見積書の自動作成
(1) (ヒアリングを元に)客先情報をアプリケーションの入力フォームに入力する
(2) 入力情報(選択オプション、割引など)に応じて金額を自動で概算する
(3) 入力情報に応じたひな型に、入力情報や概算情報を自動で転記する
(4) プレビューし、問題がなければPDFデータとして出力
 
※客先情報は蓄積する必要はなく、あくまで見積書の自動作成アプリとして運用する予定です
 
以上のような処理にAccessは向いていると思われますでしょうか?
どなたかご教授いただけますと大変ありがたいです。
ここまで読んでくださってありがとうございました。

回答
投稿日時: 21/02/25 13:26:04
投稿者: Suzu

引用:
最終目的は、見積書を出力するためのアプリケーションを作成することです。
従来はExcelで管理していたそうですが、ひな型を統一していても
そのひな型にひとアレンジ加えたり、独自の方法で金額を算出する社員がいるため、
バラつきをなくすために入力フォームアプリのようなものを
作成してほしい、と上司から頼まれました。

 
引用:
見積書の自動作成
(1) (ヒアリングを元に)客先情報をアプリケーションの入力フォームに入力する
(2) 入力情報(選択オプション、割引など)に応じて金額を自動で概算する
(3) 入力情報に応じたひな型に、入力情報や概算情報を自動で転記する
(4) プレビューし、問題がなければPDFデータとして出力
 
※客先情報は蓄積する必要はなく、あくまで見積書の自動作成アプリとして運用する予定です

 
 
Accessの特長として
・データの蓄積として、データ型の決まっているテーブルを使用する
    → データ型が決まっているので、イレギュラーが発生しない
         → イレギュラーな入力ができない
           蓄積を必要とせず、イレギュラーが発生するのであれば対応が難しい
 
・クエリがある
  → 決められた数式、計算が容易
     → イレギュラーな計算は不得意
            イレギュラーに対応しようとすると、数式が複雑になる
              VBAでなら対応可脳な場合もある
 
・フォーム/レポートの作成が可能
  → 決められた様式での入出力が容易
      → イレギュラーに対しては対応が難しい
 
  → フォームとレポートを別々にできる
      → デザインを共通化しようとすると開発が手間
 
 
データの形式をテーブルにより一律化は可能となるでしょうが、
逆に、Excelの場合可能であった システム使用者のよる アレンジ/カスタマイズ が難しくなります。
開発の段階で、出てくるであろう アレンジ/カスタマイズ をどれだけ入れ込み、
ユーザーの要望に対応できる様にしておく必要があります。
 
どんなシステムでもそうですが、それが不十分であると、
ユーザーにとっては使いづらいシステムであり使わなくなります。
 
「蓄積」が必要ない と言うのが、
・フォームをそのまま印刷する
・一時的な ワークテーブル を介しフォームの入力内容をレポートに反映する
のであれば、
Accessであるメリットはあまり無いのではないかと思います。
 
まずは、開発アプリケーション云々より、
・ユーザーの計算の仕方
・カスタマイズ内容
 を きちんと把握し、それを踏まえた上で 環境を決めたほうが良いと思います。

回答
投稿日時: 21/02/25 22:26:43
投稿者: hatena
投稿者のウェブサイトに移動

引用:
従来はExcelで管理していたそうですが、ひな型を統一していても
そのひな型にひとアレンジ加えたり、独自の方法で金額を算出する社員がいるため、
バラつきをなくすために入力フォームアプリのようなものを
作成してほしい、と上司から頼まれました。

 
シートを保護すればいいだけのように思えますが。
 
ワークシートを保護する - Excel
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%83%88%E3%82%92%E4%BF%9D%E8%AD%B7%E3%81%99%E3%82%8B-3179efdb-1285-4d49-a9c3-f4ca36276de6#:~:text=%5B%E6%A0%A1%E9%96%B2%5D%20%E3%82%BF%E3%83%96%E3%81%A7%E3%80%81%5B,%E8%A6%81%E7%B4%A0%E3%82%92%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%81%AB%E3%81%97%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82&text=%5B%E3%82%BB%E3%83%AB%E3%81%AE%E6%9B%B8%E5%BC%8F%E8%A8%AD%E5%AE%9A%5D%20%E3%83%80%E3%82%A4%E3%82%A2%E3%83%AD%E3%82%B0,%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%BF%E3%83%BC%E3%82%92%E7%A7%BB%E5%8B%95%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8%E3%80%82
 
入力はユーザーフォームでもいいでしょう。
 
> ※客先情報は蓄積する必要はなく、あくまで見積書の自動作成アプリとして運用する予定です
 
データを蓄積する必要がなければAccessを使うメリットはなにもないと思います。

回答
投稿日時: 21/02/28 09:58:08
投稿者: MMYS

だいふくもち さんの引用:

従来はExcelで管理していたそうですが、ひな型を統一していても
そのひな型にひとアレンジ加えたり、独自の方法で金額を算出する社員がいるため、

 
たとえば、以下のような専用紙で、顧客にわたす会社がありまね。
https://www.yayoi-kk.co.jp/icare/store/supply/showImageLarge.do?index=1&code=334401
 
この場合、会社として、書式は決まっており、カスタマイズは一切できません。
これにより、会社として統一され、独自の方法はできないわけです。
 
 
つまり、考え方は上記が基本です。質問者さんの会社では見積書は白紙の紙に印刷しますが、
会社が指定した方法以外は、入力できない。とすることです。
 
 
私なら、
・テンプレート
・ユーザーが入力したデータ
と完全に分けます。
 
入力は従来どおり、Excelに入力。保存は内容だけをAccsessに保存します。
会社が指定したデータだけしか、保存・読み出しできないようにします。
 

投稿日時: 21/03/02 10:47:12
投稿者: だいふくもち

回答してくださった皆様、本当にありがとうござました!
色々な意見を検討する良い機会になりました。
結果、必要なセル以外を保護したExcelシートを活用することになりました。
シートに設置した印刷ボタンをぽちっとしたら、
新しいひな型を呼び出し金額を転記し指定の場所に格納するようなマクロを組もうと思います。
 
何かしらのシステムを変えていくことは難しいですね。
Accessには前々から興味を持っておりましたので、
これを機に勉強できるならと思っていたところもあり、
導入に前向きになり過ぎてしまいました。反省です。
ご指摘のありましたように、ユーザーの利便性をまずは重視しようと思います。
 
この度は分かりやすくご教授いただきありがとうございました。