Word (一般機能)

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質問

 
(Windows 7 Professional : Word 2010)
複雑な差込データについて
投稿日時: 19/05/07 17:03:02
投稿者: なつ

いつもお世話になっております。
 
EXCELデータからWORDに 会社ごとの文書を差込印刷でしようと思っています。
 
〔差込用 WORD文書〕
 
会社名 〇〇〇社(下記のデータからだと一番社)
申込人数  〇名(下記のデータからだと2名)
 

受講者名  第一希望日  第二希望日
●●●   9/10      9/12
△△△   9/12      9/10

 
 
〔今現在のEXCELデータ〕
1  会社名   氏名   第一希望日   第二希望日※ (※希望日は10日か12日のどちらか)
2  一番社   ●●●   9/10      9/12
3  一番社   △△△   9/12      9/10
4  五番社   ×××   9/10      9/12
5  十番社   ◆◆◆   9/12      9/10
6  十番社   □□□   9/10      9/12
.   .      .     .       .
.   .      .     .       .
.   .      .     .       .

 
以上のEXCELデータから上記WORD文書にデータの差込を行いたいです。
EXCELは、全部データが集まってから、会社ごとにシートを分ければいいかと思っているのですが
受講者名、第一希望日、第二希望日を差し込むためには、EXCELをどのように並び替えるのか、
レイアウトをどのように変更すればいいのか(これからデータを集めるので、レイアウト変更可です)
あるいは、WORD側でなにか操作をすればいいのか、ご教示いただければと思い投稿させていただきました。
宜しくお願いいたします。

回答
投稿日時: 19/05/07 18:26:37
投稿者: sk

引用:
EXCELデータからWORDに 会社ごとの文書を差込印刷でしようと思っています。

引用:
受講者名  第一希望日  第二希望日
●●●   9/10      9/12
△△△   9/12      9/10

明細行の挿入と改ページに関しては
以下の記事をご参考に。
 
教えて!Helpdesk より;
http://office-qa.com/Word/wd465.htm
 
引用:
申込人数  〇名(下記のデータからだと2名)

[会社名]ごとの[申込人数]については、
Excel ワークシート上にそれを求める数式
( COUNTIF 関数など)が設定されたセルを含む列を
追加なさればよろしいのではないかと。

投稿日時: 19/05/07 19:52:23
投稿者: なつ

skさん
 
Next Record If にこんな使い方があるとは!
また会社ごとのシートに分ければ参加人数は関数で出せますね。
 
今試せる環境にないので、会社で確認してみます。
 
ありがとうございます。
 

投稿日時: 19/05/08 10:07:23
投稿者: なつ

skさん、おはようございます。
 
ご提示いただいたページに沿ってテストファイルを作成し、差込を試してみたのですが、レコードが入ったり入らなかったりします。
どこか確認すべき点がありましたら、アドバイスをいただけますでしょうか。
 
以下テストの状況です。
 
〔WORD文書〕

会社名:«会社名»
申込人数:«申込人数» 

受講者氏名	    第一希望日	       第二希望日
«氏名»         «第一希望日»         «第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»

※«Next Record If»の中身は{NEXTIF MERGEFIELD 会社名 <> "" } 

 
〔EXCELデータ〕
 
会社名	氏名	  申込人数	第一希望日	第二希望日
一番社	阿部愛子	6	9月10日	    9月12日
一番社	伊藤逸子		9月12日	    9月10日
一番社	有働海		    9月10日	    9月12日
一番社	江藤恵美子		9月12日	    9月10日
一番社	奥田織子		9月10日	    9月12日
一番社	加藤香苗		9月12日	    9月10日
				
五番社	菊田君江	1	9月10日	    9月12日
				
十番社	工藤久美子	3	9月12日	    9月10日
十番社	毛塚恵子		9月10日	    9月12日
十番社	近藤こずえ		9月12日	    9月10日

 
〔差込結果〕
会社名:一番社
申込人数:6 

受講者氏名   第一希望日   第二希望日
阿部愛子	9/10  	9/12
伊藤逸子	9/10  	9/10
奥田織子	9/12	    空白
空白      空白      空白
空白      空白      空白
空白      空白      空白

------------------次ページ----------------

会社名:五番社
申込人数:1 

受講者氏名   第一希望日   第二希望日
菊田君江	9/10  	9/12

------------------次ページ----------------

会社名:十番社
申込人数:3 

受講者氏名   第一希望日   第二希望日
工藤久美子	9/12  	9/10
毛塚恵子	9/12	    空白
空白      空白      空白

 
レコードが差し込まれるところと、空白になってしまうところがあります。
EXCELデータの作りかた、あるいは、WORDの差し込み文書の作り方がおかしいのでしょうか。

回答
投稿日時: 19/05/08 13:59:19
投稿者: sk

引用:
レコードが差し込まれるところと、空白になってしまうところがあります。

引用:
受講者氏名        第一希望日           第二希望日
«氏名»         «第一希望日»         «第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»
«Next Record If»«氏名» «Next Record If»«第一希望日» «Next Record If»«第二希望日»

各段落の «Next Record If» に関しては、行頭に 1 つずつあれば充分です。
 
引用:
※«Next Record If»の中身は{NEXTIF MERGEFIELD 会社名 <> "" }

{ NEXTIF { MERGEFIELD 会社名 } <> """" }
となっていれば問題ないと思います。
 
引用:
EXCELデータの作りかた、あるいは、WORDの差し込み文書の作り方がおかしいのでしょうか。

例示された Excel ワークシート上の表の構造や
各レコードの内容に関しては問題ないでしょう。

投稿日時: 19/05/08 14:15:54
投稿者: なつ

skさん
 
ご指摘の通り、1行につき Next Record If を一つにしたら、無事思った通りの体裁になりました!
アドバイスをどうもありがとうございました。助かりました。