即効テクニック

データベース関連のテクニック

名簿にインデックスをつける

(Excel 2000/2002/2003)
●概要●
名簿のような多数のデータが入力されている表では、インデックスがあると、データを探すのにとても便利です。今回は、氏名のふりがなを元に、インデックスを作成する方法を紹介します。

●詳細●
  1. インデックス表示用に、新しい列を挿入します。
  2. 手順(1)で挿入した列の、データが入力されている先頭行のセルを選択します。
  3. 選択したセルに、 =LEFT(PHONETIC(インデックスの元となるデータが入力されているセル),1)と入力します。 (例)セルB2にインデックスの元となる氏名が入力されているとすると、 =LEFT(PHONETIC(B2),1) と、なります。
  4. 上の式を、下のセルへコピーします。
●補足● インデックスは、ひらがな、全角カタカナ、半角カタカナの中から選択することができます。初期設定では全角カタカナが表示されますが、ひらがなや半角カタカナに変更したい場合は、[書式]メニューにてふりがなの種類を変更してください。